Le concept d' auxiliaire, qui dérive du mot latin auxiliāris, est utilisé pour qualifier la personne ou la chose qui fournit une assistance ou un type d'assistance . L'administration, par contre, fait allusion à ce qui est lié à l' administration (le fait d'organiser ou de disposer les ressources pour atteindre un objectif).

La notion d' assistant administratif fait référence à un poste ou à un poste existant dans la plupart des entreprises . L'assistant administratif a pour tâche de développer diverses activités de l'administration de l'entreprise .

Les assistants administratifs effectuent des tâches de bureau types: archivage de documents, archivage, gestion de l'agenda, etc. Habituellement, ces personnes sont au service d'un supérieur hiérarchique pour l'aider à remplir ses tâches.

Le responsable d’une entreprise, par exemple, peut demander à l’assistant d’administration de collecter toutes les factures des achats effectués au cours du dernier semestre afin d’analyser les dépenses, les garanties en vigueur et d’autres données . L’assistant administratif, en revanche, peut être invité à communiquer avec les clients qui enregistrent une dette auprès de la société pour coordonner à quel moment un percepteur peut retirer le paiement.

Un assistant administratif doit avoir des connaissances sur le service clientèle et les fournisseurs, le marketing, les techniques commerciales, les normes de qualité, le protocole, les relations humaines, la documentation et les technologies de l’information, entre autres sujets. Plus l'assistant administratif a des connaissances, plus il / elle peut développer son travail et plus il aura de possibilités de se développer dans la structure interne de l'organisation.

Bien que, parfois, ce travail ne reçoive pas beaucoup de respect de la part de la société, puisqu'il ne se situe pas à un niveau hiérarchique élevé, il est nécessaire de souligner que les bureaux ne pourraient pas fonctionner correctement et efficacement sans les assistants administratifs . Le nombre important et varié de tâches qu'ils effectuent quotidiennement doit être considéré ensemble pour en apprécier l'importance.

La présence de l'assistant administratif dans une entreprise dont le travail dépend dans une large mesure de l'utilisation de l'information et du fonctionnement des systèmes administratifs est donc fondamentale. Voyons ci-dessous certaines de ses fonctions les plus importantes en détail:

* assistance administrative : elle consiste en la photocopie de documents, l’archivage, l’envoi de messages par des moyens numériques, l’assistance téléphonique, la gestion des saisies et l’enregistrement des messages entrants. En plus de ces tâches spécifiques, il n’est pas rare de remplacer le personnel du central téléphonique et de la réception lorsqu’ils sont absents;

* Gestion de la correspondance : bien que le volume de la correspondance physique ait considérablement diminué en raison du surpeuplement d'Internet, les entreprises continuent d'envoyer et de recevoir des colis, et le travail de l'assistant administratif est essentiel pour que tout parvienne à destination.

* gestion du fichier : ce point peut donner lieu à des confusions, car dans les grandes entreprises, il existe généralement un poste spécifique pour l'administration du fichier . Toutefois, lorsque le volume de documents n’est pas aussi important, l’assistant administratif peut se charger de les commander et de les stocker pour une utilisation ultérieure;

* le contrôle du personnel : parmi ses tâches dans ce domaine figure le registre des absences, des heures travaillées, des droits à des jours de congé et des réclamations;

* transcription de textes : il est courant de vous demander de transmettre un brouillon à l'ordinateur ou de transcrire un enregistrement;

* comptabilité : comme si tout ce qui précède ne suffisait pas, certains assistants administratifs ont l'obligation d'accomplir des tâches telles que l'établissement des factures et le calcul des salaires, la contribution à la sécurité sociale, la déduction des taxes et le coût de les commandes