Le diagramme est un diagramme qui montre les liens entre les divers éléments constituant un système ou un ensemble. L'idée de flux, quant à elle, peut renvoyer à différents problèmes: dans ce cas, nous nous intéressons à sa signification en tant que processus et conséquence du flux (avance, émergence).

Premièrement, nous devons identifier les idées les plus importantes que nous voulons inclure dans l’organigramme. Cela nécessite la participation de l'auteur du processus et de toute personne ayant été impliquée de quelque manière que ce soit dans le même processus ou dont les travaux seront pertinents dans les phases futures. Comme les données d’un organigramme doivent être concises et bien fondées, seule une personne possédant les connaissances techniques appropriées peut les choisir et leur attribuer un emplacement approprié.

Une fois que nous avons identifié les sujets à traiter, il est temps de définir les objectifs que nous avons l'intention d'atteindre grâce à la création du diagramme de flux. C’est généralement à l’arrière-plan, même s’il s’agit d’un aspect fondamental de tout processus: comment évaluer l’efficacité d’un système si nous ne l’avons pas préparé avec un ensemble d’objectifs clairs dès le début?

Semblable au point précédent, avant de céder la place à la création d’un organigramme, nous devons savoir à qui il est adressé, quels sont ses besoins et de quelle manière il sera utilisé. Si nous pensons à une leçon d'histoire, par exemple, la langue et les défis ne seront pas les mêmes pour un étudiant d'université que pour un petit enfant, bien que le sujet à traiter soit le même.

Cela est également lié au degré de détail de l'information, ce que nous devons définir clairement dès le début, pour éviter les erreurs de cohérence qui affectent la clarté du document.