Du latin liber, un livre est un ensemble de feuilles de papier ou d’autres matériaux qui forment un volume par la reliure. Un livre, en général, a 50 pages ou plus et suppose un travail littéraire, scientifique ou autre.

En comptabilité, les livres sont les documents où les opérations commerciales sont enregistrées ou les mouvements monétaires d'une organisation.

L’adjectif majeur, en revanche, peut avoir deux interprétations principales: s’il est utilisé à des fins de comparaison, il sert à décrire un être vivant ou un objet, indiquant que son âge, sa pertinence ou sa taille sont supérieurs à ceux d’un autre sujet; D'autre part, s'il est utilisé comme superlatif, il indique que le nom qu'il modifie est le plus ancien, le plus pertinent ou le plus grand physiquement, entre autres possibilités, comme le principal .

Cela nous permet d’arriver à la définition de grand livre, c’est-à-dire le livre où un commerçant enregistre, par obligation et par ordre de dates, tous les comptes courants avec des personnes ou des objets sous les noms desquels sont ouverts.

Le grand livre présente une page pour chaque compte . Les pages sont divisées en cinq colonnes: Date, Concept, Doit, Crédit et Solde . Une annotation dans le livre pourrait être la suivante:

COMPTE: Banques
DATE: 04/06/2005
CONCEPT: paiement de l'emprunt pour la machinerie en 3 mensualités
DOIT: 2 380, 50 $ (deux mille trois cent quatre vingt pesos et cinquante cents)
Ont: -
SOLDE: - 6 082, 35 $ (moins six mille quatre-vingt-deux pesos et trente-cinq cents)

Cet enregistrement est appelé grand livre général, car il inclut tous les mouvements des sous-comptes . Chacun des comptes regroupe donc plusieurs sous-comptes. Par exemple: le compte Clients indiquera les mouvements de tous les sous-comptes clients, le compte Banques fera de même avec les institutions bancaires, etc.

Les entreprises utilisent les grands livres généraux pour stocker les détails de chaque opération effectuée quotidiennement, en enregistrant chaque transaction chronologiquement et en la désignant comme crédit ou débit, selon le cas. Toutes les transactions financières passent par le grand livre, qui est également utilisé pour obtenir divers rapports, tels que le compte de résultat, le compte de résultat, et le bilan.

Lors de la création d'un livre, il existe essentiellement deux méthodes: acquérir l'un des programmes spécialement conçus à cet effet ou tirer parti de notre programme de feuille de calcul préféré, tel qu'Excel, et le faire à la main.

Étapes pour faire un grand livre dans Excel

Ensuite, nous présentons un modèle de registre simple, que nous pouvons créer manuellement en quelques minutes. Une fois Excel ouvert, nous devons:

1) dans les cellules A1, B1, C1 et D1, écrivez "Date d'entrée", "Nom du compte", "Débit / Crédit" et "Quantité", respectivement;

2) introduire des transactions financières dans ces domaines . En prenant pour exemple l'achat d'entrées d'ordinateur, nous devons spécifier la date, "entrées d'ordinateur" comme nom de compte, "D" dans C2 pour indiquer qu'il s'agit d'un débit et le montant dans D2. Il est à noter que, bien que tous les programmes de tableurs vous permettent de trier les enregistrements selon plusieurs critères (par exemple, la date), il est conseillé d’entrer directement dans l’ordre chronologique afin d’éviter toute confusion;

3) cliquez sur "Insérer", puis sur "Table dynamique" (cela peut varier légèrement en fonction de la version d'Excel);

4) en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, en sélectionnant toutes les lignes commençant par la cellule B1 et se terminant par la dernière cellule de la colonne D complétée;

5) cliquez sur "Suivant", "Nouvelle feuille de travail" et "Terminer";

6) pour compléter le champ "Ligne", cliquez sur le champ "Nom du compte" avec le bouton gauche de la souris et faites-le glisser dans la zone de texte correspondante.

7) comme pour le point précédent, faites glisser "Débit / Crédit" et "Montant" vers "Colonne" et "Données", respectivement;

8) dans la barre d’outils, cliquez sur "Table dynamique" et "Options de table";

9) Décochez la case "Total des lignes générales" et cliquez sur OK pour terminer le processus.